L’optimisation technique fait partie de nos compétences. Elle consiste à mettre en place des outils qui ont vocation à vous faciliter la vie quotidienne, que vous soyez professionnel ou bien particulier. La mise en place d’un outil d’optimisation informatique est utile lors de la création d’une nouvelle entreprise par exemple. L’objectif est alors de mettre en place rapidement ces outils pour permettre un gain en efficacité sur les tâches répétitives.
C’est dans ce contexte que nous avons été contacté pour réaliser un outil simple et efficace pour un auto-entrepreneur ayant sa société en phase de création.
Un tableur sur mesure
Notre mission était donc ici de réaliser un tableur professionnel offrant une gestion simplifiée des devis et des factures, ainsi qu’un suivi statistique sur mesure de cette nouvelle structure. Le client est un auto-entrepreneur non soumis à la TVA, et pour lequel un simple livre de recettes est nécessaire en cas de demande par l’administration. Ce n’est en aucun cas un outil comptable.
PCService Dordogne favorise l’utilisation d’outils informatique libres et/ou open-source. C’est pourquoi, dans la mesure du possible et en respectant les contraintes que posait le client, nous avons développé la solution sur LibreOffice. Cette suite bureautique libre offre de nombreux outils performants: traitement de textes, tableur, présentation, dessin vectoriel, base de données, etc. En particulier le tableur LibreOffice Calc offre la possibilité de créer nos propres formules, grâce à la programmation en Python ou, comme c’est le cas pour notre projet, en Basic.
Le produit a été réalisé en quelques jours, ce qui a permis au client de commencer à remplir ses premiers devis. Des adaptations ultérieures ont par la suite été réalisées à la demande du client.
Principes de fonctionnement
Les tableurs sont des outils très puissants. Ils peuvent réaliser de nombreuses opérations de calculs en cascade, mais aussi du tri de listes, des recherches de données, etc. Pour s’y retrouver, quelques principes nécessitent d’être appliqués. Voici les règles que nous appliquons:
- Organiser les saisies: on favorise la saisie de donnés cohérentes ligne par ligne.
- Séparer les saisies et les sorties: les informations saisies peuvent provenir de plusieurs zones réparties sur différents onglets. Elles sont capturées par les onglets permettant de produire des documents.
- Utiliser des indicateurs visuels pour valider ou invalider les saisies.
- Permettre le tri et le filtrage des lignes de saisie.
Organiser les saisies
La saisie ligne par ligne est assez naturelle. En outre, les tableurs nous facilitent la vie pour le faire: la touche Tab nous envoie à la cellule suivante, la touche Entrée nous fait passer à la ligne suivante. Avec l’habitude, cela devient automatique.
Certaine cellules peuvent prendre en charge la sélection dans une liste de valeurs possibles. C’est le cas par exemple des modes de paiements. On peut aussi interdire la saisie de valeurs négatives pour des quantités par exemple.
Notre conseil: utilisez la touche Tab pour valider une saisie et passer à la cellule suivante (maj+Tab pour la cellule précédente) plutôt que les flèches droite et gauche. La navigation par tabulation mémorise son chemin, ce qui n’est pas le cas de la navigation avec les flèches. La différence intervient lorsque vous pressez sur Entrée. Essayer, c’est l’adopter !
Séparer les saisies et les sorties
L’impression d’une facture nécessite des données diverses: informations client, informations générales de la facture, lignes de détail de la facture, mentions légales telles que le SIRET, etc. Nous séparons donc la saisie en 2 onglets: le premier pour les infos générales, et le second pour les lignes de détail. On a donc plusieurs sources de données provenant de divers onglets de saisies (Ex: partenaires, factures, prestations, infos de paiement, etc). Une facture imprimable fait cependant l’objet d’un seul onglet qui extrait ses données depuis les autres onglets pour les mettre en forme. Sur cet onglet, la seule cellule à saisir est alors celle du numéro de facture.
Utiliser des indicateurs visuels
La mise en page des saisies peut s’étoffer d’un système automatique de validation ou invalidation visuelle. Ainsi, le paiement partiel d’une facture déclenche la mise en orange de la cellule contenant le numéro de facture correspondant. Ces indicateurs sont basés sur des règles conditionnelles et des styles. On pourra alors identifier très rapidement des situations à surveiller ou des données à corriger.
D’ailleurs, il est important de souligner que les styles sont au coeur de la mise en page, autant des saisies que des sorties. Cependant, l’objectif sera différent. La définition des styles de saisies aura pour objectif de marquer la validation des cellules, tandis que les styles des sorties doivent faciliter la mise en page lors de l’impression ou la génération d’un PDF.
Permettre le tri et le filtrage des saisies
La saisie ligne par ligne offre l’opportunité d’intégrer les fonctionnalités de tri et de filtre. Dans ce cas, on voit apparaître dans le titre de la colonne, une flèche permettant d’accéder au menu en question. Dans LibreOffice, elle s’active à l’aide de l’outil AutoFiltre.
Présentation de l’outil
La solution mise en oeuvre dans le tableur Calc propose 16 onglets, dont les 3 derniers sont cachés:
- [Entreprise] : Groupe les informations de l’entreprise qui sont utilisées pour produire les en-têtes des devis et factures
- [Partenaires] : Groupe les informations des partenaires, clients et fournisseurs. Offre un suivi statistique pour chacun.
- [IDevis] : Onglet de saisie des informations générales des devis. 1 ligne pour 1 devis.
- [IPropositions] : Onglet de saisie des lignes de détails des devis, que nous considérons comme des propositions. 20 lignes possibles par devis pouvant être réordonnées à la demande.
- [ODevis] : Onglet permettant de produire automatiquement un devis dont on sélectionne le numéro dans la cellule correspondante. C’est cet onglet qui sert à produire le devis en PDF (pour envoi par mail et archivage) ou pour l’imprimer directement.
- [IFactures] : Onglet de saisie des informations générales des factures. 1 ligne pour 1 facture.
- [IPrestations] : Onglet de saisie des lignes de facturation, que nous considérons alors comme des prestations. 20 lignes par factures sont possibles et qui peuvent être réordonnées.
- [IFacturesRèglements] : Permet de saisir les règlements des factures. Plusieurs lignes possibles par facture si paiement en plusieurs fois ou avec plusieurs modes de paiements.
- [OFacture] : Onglet permettant de produire une facture sélectionnée. C’est cet onglet qui permet de produire une facture en PDF (pour envoi par mail ou archivage) ou pour l’imprimer directement.
- [Charges] : On y entre les dépenses. Ces données permettent d’effectuer un suivi de dépenses en vue du calcul de l’exercice annuel.
- [Declarations] : L’auto-entrepreneur doit effectuer périodiquement sa déclaration de recettes. Cet onglet vous donne la valeur à déclarer. On y note en retour les informations liée à la déclaration afin que l’outil complète son information en vue du récapitulatif annuel. 1 ligne par déclaration.
- [Années] : Cet onglet fournit un récapitulatif année par année de l’activité. 1 ligne par an. Il contient aussi plusieurs graphes visualisant l’activité.
- [Recettes] : Cet onglet est le livre de recettes de l’activité. Il peut servir à produire un récapitulatif utilisable par l’administration.
- [Proprietes] : On y retrouve des listes génériques permettant d’aider à la saisie.
- [PaiementsModes] : On y retrouve la liste des modes de paiements acceptés. Chaque cellule acceptant un mode de paiement présente une liste de sélection facilitant la saisie.
- [FacturesStatus] : On y retrouve la liste des états des factures qui permet d’en effectuer le suivi.
Conclusion
La réalisation d’un outil d’optimisation peut se faire à l’aide d’un tableur, ou plus largement d’outils de bureautique. Dans le cas de ce projet, il s’agissait d’un outil de gestion d’activité restreint. Mais d’autres outils peuvent être réalisés.
PCService Dordogne a d’ailleurs eu l’occasion de mettre en place un autre outil tableur sur mesure dans le cadre de la planification, l’organisation et le suivi des campagnes de prophylaxie par des vétérinaires. Parmi les fonctionnalités clés, on trouvait une fonction de publipostage (impliquant donc un modèle de courrier) à destination des éleveurs pour annoncer la tournée prochaine chez eux, un récapitulatif de la tournée à destination du vétérinaire, un suivi des tournées (2 passages par éleveur). Un code couleur était attribué en fonction du protocole de visite applicable visible sur la feuille de tournée qui accompagnait le vétérinaire.
Les outils d’optimisation impliquent des règles de mise en œuvre, et doivent se focaliser sur un ensemble de tâches bien délimitées pour éviter les usines à gaz. Côté utilisateur, ils présentent des avantages et aussi des contraintes:
- + des gains importants en efficacité
- + conservation des données saisies
- + partage des rôles entre plusieurs utilisateurs
- ! des contraintes liées à la manipulation de données brutes dans les saisies
- ! des risques de perte de données en cas de mauvaise manipulations
Une sauvegarde régulière adaptée spécifiquement est donc à appliquer.